在年度大会筹备期间，国际乒联将举办六场视频互动会议，让分布世界各地的协会代表们充分了解各关键领域的最新情况。会议安排如下（以下均为北京时间）:
- 9月 1日19：00 国际乒联基金会会议
- 9月 4日19：00 高水平表现与发展会议
- 9月 7日19：00 年度大会议题与决议会议
- 9月10日19：00 财务论坛
- 9月14日19：00 WTT世界乒乓球职业大联盟会议
- 9月21日19：00 2023年世界乒乓球锦标赛竞标会议
- 9月28日19：00 国际乒联年度代表大会
在2020年9月21日的会议上，杜塞尔多夫(德国)和德班(南非)城市为申办2023年世界乒乓球锦标赛的竞标进行陈述。
为了确保代表们在网络年度代表大会上获得最好的经验，国际乒联已经与150多名与会者为即将进行的视频会议进行了第一次彩排。
“我们很高兴看到彩排所收到的反应，来自世界各地的人参与了彩排，可见他们对年度代表大会的重视。我们期待在9月份为大家带来丰富多样的数字化体验，特别是在我们的首次虚拟年度代表大会上。我们会确保所有协会代表都能在大会上有良好的体验。” 国际乒联秘书长劳尔·卡林
在接下来的几周内，国际乒联还将进行更多的彩排，以测试将在9月28日的年度代表大会上使用的翻译软件和电子投票系统，确保第一次在线上举行的年度大会取得最大的成功。
此外，国际乒联计划在这些正式的视频会议上增加两到三场演讲，重点介绍器材、管理体系和国际比赛日程，以便让所有利益相关者充分了解当前所有议题的最新进展。
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